Preses konferences rīkošana: pamatnoteikumi
Žurnālisti augstu vērtē piedalīšanospreses konferences, jo tās sniedz iespēju vispirms saņemt visatbilstošāko informāciju. Tajā piedalās lielu uzņēmumu pārstāvji, populāras personas. Pastāv iespēja pievērst uzmanību problēmai, iepazīstināt ar jauniem pakalpojumu veidiem, lai pastāstītu par panākumiem, ko uzņēmums ir sasniedzis. Galu galā preses konference ir galvenais notikums, kurā tiek risināti daudzi svarīgi jautājumi un uzdevumi. Tāpēc ir svarīgi zināt, kā pareizi organizēt pasākumu.
Lielās organizācijas, kas interesējasobjektīvs pārklājums plašsaziņas līdzekļos par viņu darbību, iepriekš sagatavo plānu preses konferenču periodiskumam. Turklāt šādu notikumu biežums norāda uz uzticēšanos presē un var radīt stabilitātes izjūtu. Vidējiem uzņēmumiem ir pašiem jānosaka, kas viņiem vislabāk būs. Žurnālistus bieži uzaicina katru mēnesi vai reizi ceturksnī.
Pārdomājis notikuma galveno tēmu (stāsts parsituācija tirgū, uzņēmuma jauno pakalpojumu prezentēšana, aktivitātes analīze ceturksnī), ir nepieciešams to formulēt apjomīgā veidā. Tam vajadzētu pievērst uzmanību gaidāmajai preses konferencei.
Vēlams, lai preses konferences nenotieksakrita ar rajona, pilsētas notikumiem vai nozīmīgiem notikumiem, kas varētu novirzīt ievērojamu žurnālistu daļu. Optimālais laiks preses konferencei būs nedēļas vidū, ne vēlāk kā četras pēcpusdienā. Tāpat nav vēlams, lai jūsu pasākums sakristu ar to, kuru pārvaldīs iestādes.
Izvēlēties vietu, kurpreses konferencēs, jāizmanto organizācijas iespējas. Telpā obligāti jābūt pietiekami lielai, lai izvietotu vismaz divdesmit cilvēki, bet, no otras puses, ir jābūt pietiekami daudz vietas, tā, lai radītu sajūtu niecību notikumu. Jums vajadzētu pievērst uzmanību tam, vai telpā ir mikrofoni, un nepieciešamības gadījumā rūpējieties par projekcijas ekrānu klātbūtni. Ja žurnālisti ir uzaicināti no televīzijas, viņiem ir jānodrošina bezmaksas telpa televīzijas kameru uzņemšanai.
Sagatavot un rīkot preses konferencitika rīkoti augstā līmenī, ir nepieciešams sastādīt to plašsaziņas līdzekļu sarakstu, kuru pārstāvji piedalīsies pasākumā. Divas nedēļas pirms plānotās konferences žurnālistiem tiek nosūtīti preses paziņojumi, kā arī ielūgumi, kuros ir pasākuma tēma, žurnālista vārds, datums un norises vieta. Ja adrese atrodas mazpazīstamā ielā, ielūgumam vajadzētu labāk nodrošināt satiksmes shēmu. Pasākuma priekšvakarā, lai noskaidrotu viesu skaitu, žurnālistiem ir jāzvana. Galu galā viņi var aizmirst par ielūgumu vai nesaņem presei.
Pirms konferences sākuma dalībnieki ir reģistrēti. Vēlāk uzaicināto žurnālistu saraksts ir aizpildīts ar pasākuma vadītāju. Turēt preses konferenci radījis viesmīlības atmosfēru, jums ir jārūpējas par galdiem žurnālistiem, uz kuriem jānovieto plašsaziņas līdzekļu nosaukumi.
Par žurnālistiem, īpašuprezentācijas iepakojumi ar "izdales materiāliem", kas ietver preses relīzi, preses konferencē esošo personu sarakstu, reklāmas un reklāmas materiālus.
Preses sekretārs, kurš vadapreses konference, atver notikumu, izsludina savu tēmu, pēc tam prezentē tos cilvēkus, kas sniedz preses konferenci. Arī viņa pienākumi ietver noteikumu uzraudzību. Preses sekretāram jāspēj sarunāties. Viņam vajadzētu aizpildīt pauzi, ja sarunā ir aizķeršanās.
Uz galda, aiz kura cilvēki sēdē,sniedzot preses konferenci, jums ir nepieciešams sakārtot tabulu ar viņu vārdiem un nostāju. Gadiem, kas paredzēti ilgu laiku, jums vajadzētu nodrošināt pārtraukumu kafijas paušanai, tualetes apmeklējumam un smēķēšanas telpām.
