Biroja vadītāja pienākumi

Likums
Notiek ielāde ...

Bieži vien, jo īpaši mazās organizācijās,biroja vadītāju sauc par parasto sekretāru. Šis raksts izklausās daudz pārliecinošāks, bet tas, ka biroja vadītāja pienākumi atšķiras no sekretāriem (lai gan tiem, protams, ir daudz kopīgas), reti kad kāds rūpējas par šo lietu.

Kāda ir šī darba ņēmēja atbildība? Pirmkārt, biroja vadītāja pienākumos ietilpst strādāt ar dokumentiem. Darbinieks pieņem ienākošo korespondenci, reģistrē to, nosūta to adresātam, ja nepieciešams, to nosūta arhīvam. Viņš arī pieņem citu darbinieku pieteikumus, nodod tos izpilddirektora parakstam, apliecina ar zīmogu un pēc tam atdod tos atpakaļ. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst darbs ar iekšējo dokumentāciju: pasūtījumu izdruka un to reģistrācija, uzglabāšana, nosūtīšana uz arhīvu un grāmatvedību, darbs ar izejošo korespondenci. Vajadzības gadījumā viņam vajadzētu būt iespējai strādāt ar jebkuru biroja iekārtu: faksa aparātu, skeneri, kopētāju, kā arī drukāt un drukāt dokumentus. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst arī telpu prezentāciju sagatavošana, sanāksmju protokolu glabāšana, sanāksmju un viesu uzņemšana un uzņēmuma klientu apkalpošana.

Bieži darbinieks ir jārisinatradicionālie sekretariāta pienākumi: aicināto partneru vai vadītāju izmitināšana viesnīcās, telpu rezervēšana, aviobiļetes un vilcienu biļetes. Atkarībā no uzņēmuma specifikas biroja vadītājs var arī pārstāvēt savu uzņēmumu biznesa sarunās, kā arī pildīt daļu no personāla vadītāja pienākumiem: atrast jaunus darbiniekus, radīt stimulējošas un apmācības programmas un pieteikties uz darbu. Dažreiz viņš nodarbojas ar informācijas tehnoloģiju ieviešanu, jaunu programmu izstrādi.

Biroja vadītāja pienākumos ietilpst zināšanas:

  1. Likumdošanas akti un regulas, kas reglamentē uzņēmuma juridisko, informatīvo un uzņēmējdarbības darbību.
  2. Vadīšanas, mārketinga, uzņēmējdarbības un biznesa pamati.
  3. Socioloģijas, psiholoģijas, biznesa komunikācijas ētikas pamati, darbs ar personālu un sabiedrību.
  4. Biznesa priekšlikumu, ziņojumu, plānu, līgumu un līgumu sastādīšanas procedūra.
  5. Vadīšanas pamati, ergonomikas un darba aizsardzības pamati.

Papildus uzskaitītajiem uzdevumiem, pienākumiBiroja vadītājs ietver inventāra uzskaiti birojā un nodrošina nepieciešamos materiālus (biroja preces, papīru un citus piederumus), kas nepieciešami darbinieku darbam. Tāpat viņam ir pienākums glabāt šo materiālu uzskaiti, nodrošināt to izsniegšanu, noteikt kārtību, kā saņemt, organizēt un izsekot piegādes maksājumiem. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst biroja aprīkojuma stāvokļa kontrole, kas ietver: kapteiņa operatīvo aicinājumu veikt remontdarbus, savlaicīgi nomainīt izejmateriālus (piemēram, patronas) remonta neiespējamības gadījumā - biroja aprīkojuma nomaiņu.

Atkarībā no pieņemtajiem noteikumiem uzņēmumā, un tāBiroja vadītāja lielums vai nu pieņem zvanus un faksus, novirza tos uz pareizo darbinieku, sūta faksus un piezvana klientus un partnerus, vai kontrolē sekretāru darbu, tostarp pārraugot viņu runas kultūru. Arī biroja vadītāja pienākumos ietilpst paša biroja sanitārā stāvokļa uzraudzība, regulāru remontu organizēšana, tehniskā personāla izsaukšana, lai novērstu problēmas (piemēram, lukturu nomaiņa vai nolaišanas slēdži).

Kopumā šis saraksts var palielināties vaikas jāsamazina atkarībā no darba vietas. Tāpēc intervijas posmā ir jājautā, ko strādā biroja vadītājs (šī uzņēmuma darbinieka pienākumi).

Notiek ielāde ...
Notiek ielāde ...